Hvordan skrive en god søknad
Skrevet av Gro Marie Svidal
I Noreg er vi heldige som har ei rekke insentiv- og støtteordningar innom kulturfeltet. Mange av ordningane rettar seg til dei profesjonelle kunst- og kulturaktørane, men det er også utvikla fleire støtteordningar for frivillige lag, organisasjonar og enkeltpersonar som arbeider med rekruttering innan dans og musikk, samt ordningar som rettar seg direkte til dei unge. Nokre av støtteordningane er finansierte av det offentlege, andre av det private.
Vi kan dele støtteordningane inn i grupper:
Lokale og regionale ordningar (fylke, kommune)
Nasjonale ordningar (f. eks Kulturrådet)
Internasjonale ordningar (internasjonale samarbeidsprosjekt eller aktivitetar i utlandet. Finansiert av f. eks ambassadar og Nordisk Kulturfond)
Private legat og fond lokalt og nasjonalt (sjå www.legathandboka.no)
I dag har dei aller fleste støtteordningane eigne nettsider med god informasjon om støtteordninga, fristar, retningsliner og krav til innhald i søknaden og krav til rapportering.
Kvar støtteordning har sine særskilde kriterier og retningslinjer det er viktig å setje seg inn i. Det er såleis uråd å lage ei søknadsrettleiing for alle ordningane. Denne rettleiinga siktar å famne om både små og store støtteordningar. Det kan stå ting her du ikkje har, eller vil få bruk for.
Generelt kan ein seie at du bør:
Sende inn søknaden før prosjektet/aktiviteten tek til. Dei fleste støtteordningar støttar ikkje prosjekt som allereie er i gang.
Søk alltid om berre eit prosjekt pr. søknad.
Starte arbeidet med søknaden i god tid før fristen.
Lese føremålet. Kan prosjektet/ideen din få støtte? Om du er i tvil tek du direkte kontakt og ber om rettleiing.
Les rettleiinga til søknadsskjema. Her kan du få tips og god innsikt i kva dei spør etter.
Sjekk kva format søknaden skal skrivast i. I dag er dei fleste søknadsskjema digitale. Kan du legge ved vedlegg? Kva type vedlegg kan leggast ved og kor store kan vedlegga vere? Osv...
Fyll i søknadsskjema nøye. Fyll i alle felt!
Sjå på tidlegare tildelingar. På den måten kan du få informasjon om kva som er «vanleg» storleik på tildelingane, og kor stor sum det er lurt å søke om til denne ordninga. Det fortel også kven andre som har fått støtte og til kva prosjekt.
Skriv godt, kortfatta og med god rettskriving!
Plasser det viktigaste i kvart avsnitt først, og dei viktigaste avsnitta øvst.
Ver konkret: ta med namn, tidspunkt, stad, tal aktivitetar, kven målgruppa er, kven arrangøren er, materiale du skal jobbe med eller utvikle osv.
Ver realistisk: planlegg aktiviteten slik at den er mogleg å gjennomføre.
Sjå til at budsjett og aktivitetsplan samsvarar.
Dokumenter kvaliteten på prosjektet og vis at du er til å stole på. Dette gjer du gjennom å legge ved eller skrive inn CV på medverkande og deg sjølv, samt å vere truverdig i budsjettering og gjennomtenkt i planlegginga. Vis at du har tenkt på ALT, også dei små detaljane. Kommenter gjerne felt i budsjettet.
Det kan vere lurt å fordele risiko og auke sjansen for tilskot gjennom å søkje fleire om støtte til same prosjekt. Då er det viktig at du opplyser om at du søkjer fleire stadar. Merk i budsjettet dersom du allereie har fått støtte frå andre.
Prosjektskildringa og budsjettet
La oss sjå nærmare på dei to viktigaste og mest omfattande delane i ein søknad: prosjektskildringa og budsjettet.
Prosjektskildringa må innehalde informasjon om sjølve prosjektet. Her er det dei gamle gode spørjeorda som gjeld:
KVA
KVIFOR
KORLEIS
KVAR
KVEN
Skildringa bør ikkje vere for lang. Hugs at sakshandsamarane og utvala, har mange søknader dei skal lese. Ver kortfatta, presis og konkret med det viktigaste først. Ein disposisjon på ei prosjektskildring kan sjå slik ut (Merk at i somme søknadsskjema er dei ulike delane i ei prosjektskildring delt opp i ulike felt):
Bakgrunn/innleiing/samandrag (kortfatta) (kan bakast inn i hovuddelen)
Om prosjektet (den største delen):
a. Kunstnarleg/pedagogisk/formidlingsidé.
b. Kva skal de gjere?
c. Kvifor dette prosjektet?
d. Målsetjing og ambisjon
e. Kven er målgruppa?
f. Kven medverkar (set inn namn, men ikkje CV.)
g. Plan for formidling?
Framdriftsplan (kortfatta) Bør vise kva aktivitet som skal gjennomførast til kva tid og kvar. Her kan du også føre inn administrative milepælar som når finansiering skal vere på plass, når de skal avslutte prosjektet med avslutning av rekneskap og rapportering.
Om dei medverkande og samarbeidspartar (kort.) Dersom det er krav om CV som vedlegg, så kan denne delen takast bort i prosjektskildringa
Om søkaren (kortfatta). Dersom det er krav om CV som vedlegg, så kan denne delen takast bort i prosjektskildringa.
Vedlegg:
Budsjett (er ofte del av søknadsskjema med felt du skal fylle rett i skjema)
CV
Intensjonsavtaler
Anna
Budsjettet (finansieringsplanen) er ein god støttespelar i utvikling av ein søknad, ja til og med i utviklinga av sjølve prosjektet. Gjennom å jobbe fram eit detaljert budsjett, der du tenkjer på ALT frå det små til det store, sikrar du eit realistisk budsjett som samsvarar med aktivitetsplanen i søknadsskildringa. Startar du med å lage eit detaljert budsjett, kan du etterpå tilpasse og slå saman postane i budsjettet til større einingar.
Finansieringsplanen skal innehalde følgjande:
Utgifter
Inntekter med søknadssum
Balanse
I finansieringsplanen skal inntekter og utgifter gå i null!
Her er nokre fleire tips:
Ver realistisk. Før berre opp kostnader de veit de har.
Før inn riktige summar. Finn ut kva det kostar å leige lokalet du vil vere i, eller kva det kostar å hente inn instruktørar (ikkje berre honorar, men også reise, diett og opphald).
Du kan legge inn ein diversepost til uventa hendingar på 5-10% av det totale budsjettet.
Ta med eigenfinansiering der dette er relevant. Eigenfinansiering kan også vere dugnadstimar.
Vis i finansieringsplanen støtte frå andre. Dette kan vere med å styrke søknaden din.
Lukke til med prosjektet og søknadsskrivinga di!